“Olahraga? Tidak, saya tidak punya waktu. Anak saya rewel dan butuh perhatian.” “Kursus komputer? Tidak, saya juga tidak punya waktu. Jadwal saya sudah demikian padat.” Sesibuk itukah anda sehingga menyempatkan 10 menit olahraga di depan televisi sambil mengawasi anak anda tidak sempat? Ataukah anda lebih sibuk dari seorang bisnisman yang masih sempat meluangkan sedikit waktu untuk menjamu rekan bisnisnya?

24 jam yang diberikan kepada kita, 8 jam tidur, 8 jam kerja, dan 8 jam untuk hal-hal lain terlalu sedikit bagi kita untuk berbuat banyak hal. Tapi dengan sedikit menyiasati dan “mencuri” waktu setidaknya waktu yang terbuang menjadi lebih sedikit dan kita mempunyai lebih banyak waktu luang. Ini adalah tujuan utamanya.

Saya teringat ketika melihat film yang menggambarkan kesibukan harian seorang presiden seperti “Commander in Chief” dan film sejenis. Sekretaris pribadi yang terus menerus mengikuti dan “memantrai” jadwal padat sang Presiden, dengan siapa dan di mana. Sering harus bangun di tengah malam mengambil kebijakan penting dengan wajah lusuh baru bangun tidur. Betapa dia harus dengan cerdas “mencuri” waktu untuk anak dan suami sekaligus mengunjungi tempat-tempat penting yang membutuhkan kehadirannya entah itu rapat, kunjungan kenegaraan, pesta, konferensi pers dan ramah tamah. Saya tidak bisa membayangkan bila jabatan penting tersebut diduduki oleh orang yang sering mengatakan “Saya tidak punya waktu ™”.

Saat saya mengajar Inggris dan memberi PR, murid saya sering mengatakan “Sir, tidak punya waktu… (dan daftar PR sekolah untuk memperkuat alasannya)”. Saya cuma bisa tersenyum dan maklum dengan kesibukan anak sekolah sekarang yang tas pikulnya seberat ransel tentara. Tapi saya selalu memberi nasihat dengan menceritakan pengalaman saya sendiri.

Ketika saya bekerja di salah satu media, jadwal kerja saya adalah Senin-Jumat (8.30-17.30) dan Sabtu (8.30-13.00). Malam harinya mulai dari Jam 6.30 ke atas saya harus mengajar entah di kursus bahasa Inggris atau di rumah sebagai private tutor. Semua ini saya lakoni setiap hari dan mulai beristirahat jam 9 malam ke atas. Di sinilah saya menonton TV, main game dsb. Dengan kesibukan seperti ini saya masih bisa menyempatkan diri untuk menulis artikel IT, maintain blog dan situs, mengoreksi nilai, atau (paling sering) membaca e-book IT. Hasilnya? Jam tidur saya hanya sekitar 5-6 jam setiap hari. Praktis secara teoritis saya hanya mempunyai waktu Sabtu-Minggu. Ketika Minggu dirasa surga dunia untuk dinikmati bersama orang tercinta, lebih dari sering saya harus mengerjakan pekerjaan rumah seperti bersih-bersih. Aarrrrgghhhh….

Pernah saya ditanya oleh murid saya yang skeptis dan tidak percaya dengan semua “bualan” ini. “Jadi sir, apa sih yang ingin anda capai dari semua ini?” Jawaban saya singkat, “Time management. Mengatur waktu seefisien mungkin supaya kita bisa mendapat waktu luang lebih banyak.” Kemudian ada juga yang bertanya,“Bagaimana anda bisa melakukan hal sebanyak ini?” Dan saya menjawab, “Mengapa anda hanya bisa berbuat sedikit?”

Saya selalu membawa buku IT atau majalah di mana ketika murid mengerjakan tugas maka saya bisa menghabiskan buku yang belum terselesaikan (dengan tetap melaksanakan kewajiban saya tentunya). Atau saya membuat garis besar pengajaran di tempat agar di rumah saya tidak perlu lagi repot dan bingung materi ajaran minggu depan. Dan untuk pekerjaan rumah, saya bersama dengan istri bekerja sama membereskan rumah setiap pagi (~10 menit) sebelum berangkat kerja. Bayangkan bila setiap hari jam 8.30 malam anda pulang ke rumah dalam keadaan berantakan? Lalu bagaimana dengan tugas atau kerjaan tambahan yang saya bawa ke rumah? Apakah saya masih punya waktu untuk semua itu? Saya hanya bisa berharap untuk mengatur waktu seefisien mungkin dengan mengorbankan jatah tidur dan “mencurinya” di waktu lain. Bagaimana caranya? Tentu tidak bisa saya ceritakan di sini. Yang jelas “mencuri” waktu dan mengatur waktu secara efisien tidak ada aturan main yang jelas. Semuanya tergantung diri sendiri dan kondisi yang dihadapi.

Contoh sederhana memanfaatkan waktu:

• Sarapan di mobil, di lampu merah atau macet
• Memasak sarapan sambil bersih-bersih
• Menyediakan waktu tertentu untuk briefing dengan rekan kerja sambil melakukan rendering 3D
• Makan siang di meja kerja sambil mengarsipkan e-mail di kategori sesuai
• Sisa waktu makan siang untuk organisasi arsip kantor hingga mudah ditemukan
• Menulis potongan artikel atau blog post di waktu luang dengan media apa saja, ponsel, sobekan kertas, belakang buku, dll.
• Membaca artikel internet secara offline, save atau download dan baca di rumah atau ketika waktu senggang
• dll

Banyak teman dan rekan kerja yang ketika diberitahu tentang hal ini reaksi pertama adalah “Wah, hebat!” dan memasuki awal “kuliah” dimulai, mereka hanya bersikap skeptis dan menganggapnya tak lebih dari “kuliah bahasa dinosaurus”. Sekali dengar bereslah sudah, tak ada yang perlu diingat! Tapi sadarkah mereka bila mengatur waktu dan membereskan masalah/tugas tepat waktu sangat memotivasi kita untuk bisa maju dan berkembang? Apakah anda bisa dan mau mempercayakan bisnis jutaan dolar anda kepada seseorang yang membalas pertanyaan anda dengan “Saya tidak punya waktu”?

Tentu sekarang setelah membaca artikel ini sedikit banyak anda mengerti dan tergerak untuk mau mengatur waktu dengan baik. Tidak ada kalimat “Saya tidak punya waktu” bila bisa menyiasatinya dengan baik.

Di masa silam, penggunaan filing cabinet dirasakan sudah cukup dan rapi untuk pengarsipan. Berpuluh tahun kemudian, ketika bisnis semakin kompleks, filing cabinet sudah tidak mampu lagi menampung dokumen. Pekerjaan mengarsip juga menjadi pekerjaan yang melelahkan (Memindahkan, mensortir, membolongi kertas, merapikan, menandai dan menyimpan). Belum lagi masalah mencari dokumen yang sangat memusingkan kepala. Butuh waktu dan tenaga yang tidak sedikit untuk urusan seperti ini. Ruang yang tersita untuk filing cabinet dan kardus arsip rasanya juga semakin “menjajah” ruangan. Serasa sesak dan “cukup sudah” untuk masalah ini.

Sekarang ini kantor masih tetap berjuang untuk mengurangi konsumsi kertas yang dipakai. Tujuannya jelas, untuk efisiensi biaya, waktu, ruang, tenaga dan produktivitas. Menuju kantor dengan informasi yang digitalisasi dan minim kertas, Paperless Office.

Mengurangi BUKAN Meniadakan
Konsep Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Jadi jangan menerjemahkan Paperless = “Bebas Kertas”. Karena idealnya adalah hampir tidak mungkin untuk kantor tidak memakai kertas.

Sebuah kantor akan memiliki prestise tersendiri jika berhasil dalam menerapkan paperless office. Mari kita coba dengan cara sederhana.

1. Informasi di Intranet
   Daftar harga, pengumuman internal perusaahaan, kontrak kerja, desain keperluan klien dll. bisa ditampung dalam web Intranet perusahaan. Intranet tersebut bisa berupa situs web biasa atau wiki. Pekerja hanya perlu memantau dari situs web intranet perusahaan untuk setiap informasi yang dibutuhkan. Bahkan bila perlu situs web tersebut di feed ke RSS Reader/mail client/browser.

   Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi Groupware untuk kolaborasi yang lebih terintegrasi. Groupware biasanya sebuah suite lengkap mencakup Calendar, Wiki, Addressbook, CRM, Project Management, Whiteboard dll. Semuanya lengkap terintegrasi. Bahkan kita bisa saling mengirimkan file/e-mail dan berdiskusi di dalamnya. Anda bisa menggunakan aplikasi Opensource seperti eGroupware

2. Bye-bye Fax
   Usulkan kepada bos anda untuk mencabut semua mesin fax. Sebisa mungkin ganti komunikasi melalui fax dengan e-mail. Selain cepat biayanya juga sangat hemat.

   Pasang sebuah modem (modem sekarang sudah dilengkapi fasilitas fax) dan pergunakan itu untuk mengirim dan menerima fax. Pasang aplikasi manajemen fax seperti Winfax Pro di komputer server/yang membutuhkan. Pengguna hanya perlu mengetik di pengolah kata dan “Print to Fax” jika ingin mengirim fax. Sangat sederhana.

3. Internal Messaging (Instant Messaging/E-mail)
   Pergunakan LAN messaging untuk mengirim pesan singkat. Anda bisa berkomunikasi dengan rekan kerja sambil “on line” di telpon dengan client. Anda bisa dengan cepat mengcopy paste informasi instan yang dibutuhkan tanpa perlu mencetak atau menempel kertas Post-it di monitor. Bila perlu file tersebut bisa dikirim via e-mail.
4. TIFF/PDF-kan Dokumen anda
   Ini adalah Inti dari paperless office. Digitasikan seluruh dokumen anda. Anda harus membeli sebuah scanner dokumen. Jangan menggunakan scanner flatbed biasa (jika masih menyayangi kesehatan jiwa anda). Kecepatan scanner dokumen berlipat kali lebih cepat dari scanner biasa. Scanner dokumen bisa menampung sekitar 50 kertas dan bahkan bisa scanning bolak balik. Perusahaan Xerox biasanya terdepan dalam hal ini, produk scanner dokumen mereka berkisar antara $350-$5000. Biasanya hasil scanning akan disimpan dalam bentuk PDF atau TIFF.

   Bila memilih format TIFF, anda harus sedikit repot untuk mengetikkan keyword yang berhubungan untuk file TIFF bersangkutan. Keyword tersebut biasanya ditampung dalam sebuah wadah yang disebut repository yang secara kontinu diindex. TIFF sangat bagus untuk dokumen/chart/gambar yang memerlukan resolusi tinggi. Biasanya aplikasi khusus yang berhubungan dengan ini ditawarkan bila membeli produk office hardware atau berkonsultasi langsung dengan konsultan IT.

Perubahan merupakan sesuatu yang sulit diterapkan setelah terbiasa dengan budaya kerja sehari-hari. Gerakan ini harus melibatkan semua orang di kantor dan memakan waktu yang tidak sebentar. Jadikanlah ini sebagai sebuah budaya kerja sehat dan Paperless office akan menjadi kenyataan.

—
Rujukan:
OpenSourceCMS (CMS, Wiki, Groupware, Forum etc.)
Zimbra (Opensource Version)
Work Together: 60+ Collaborative Tools for Groups
Wiki untuk Bisnis? Siapa Takut?

Wiki adalah sebuah fenomena, sebuah aplikasi web yang memberikan kebebasan kepada setiap orang untuk berkontribusi bersama-sama menambah, mengedit atau menghapus isi di dalamnya. Sebuah situs web wiki adalah sebuah situs web biasa. Yang membedakannya adalah kemudahan membuat halaman dan mengeditnya, kemampuan melihat perubahan halaman (recent changes) dan mengembalikannya ke versi sebelumnya (revert) dan juga keamanan berupa ACL (Access Control List). Seperti papan tulis, seseorang bisa menulis informasi ke dalamnya dan selanjutnya informasi tersebut bisa disempurnakan oleh orang berikutnya sampai papan tulis tersebut dianggap telah memiliki informasi yang cukup sempurna untuk bisa dimanfaatkan semua orang. Anda juga bisa membatasi hanya orang-orang tertentu saja bisa mengedit dan menghapus informasi di papan tulis.

Perusahaan besar seperti Adobe, Nokia, Yahoo, Apache dll. menggunakan wiki untuk mendukung kinerja perusahaan. Terutama untuk pertukaran informasi dan knowledge base.

Teamwork lebih baik dengan Wiki
Kebanyakan perusahaan masih menggunakan e-mail untuk kordinasi kerja. Sesama karyawan saling mengirimkan e-mail untuk hal seperti jadwal meeting, slide presentasi, strategi marketing, daftar harga dll. Tidak ada dokumen yang tersentralisasi. Bila manager merevisi suatu dokumen maka dia harus mengirimkannya kepada semua kantor cabang dan bawahan. Masalahnya bagaimana karyawan tertentu bisa mengetahui bahwa dia mendapatkan versi terbaru dari semua itu? Bila 100 orang karyawan saling mengirimkan e-mail satu sama lain untuk “kordinasi” yang terjadi adalah sebuah bencana. E-mail sangat buruk untuk kordinasi kerja, terutama masa sekarang di mana trend kerja mobile, bekerja di mana saja.

Bagaimana wiki bisa membantu? Masih ingat analogi wiki sebagai papan tulis? Perusahaan “X” bisa menggunakan wiki sebagai situs intranet yang live 24 jam 7 hari seminggu di internet. Menyajikan resource/sumber daya yang dibutuhkan oleh setiap karyawan perusahaan untuk produktivitas dan efisiensi yang diinginkan. Daftar harga, daftar langganan, jadwal meeting, budgeting, SOP semuanya terkumpul dalam satu titik dan selalu dalam update terbaru!

Manager Marketing di kantor pusat menetapkan dan menuliskan strategi marketing terbaru di wiki untuk dijalankan di tahun ini. Sayangnya Manager Marketing di daerah Makassar menemukan strategi tersebut tidak bisa ditetapkan di daerahnya karena sudah dilaksanakan sebelumnya dan kurang berhasil. Dia menambahkan informasi di wiki bagaimana sebaiknya melakukannya kampanye marketing di daerahnya (yang sudah berhasil) dan mungkin bisa dijalankan di daerah lain untuk brand awareness yang lebih baik.

Project Manager yang selalu dipusingkan dengan pertanyaan yang sama dan permintaan dokumen yang berulang-ulang. Akhirnya dia memutuskan untuk menjawab pertanyaan dengan menuliskannya di wiki. Dokumen Word yang sering diminta di lampirkan di halaman wiki khusus departemen produksi misalnya. Dia juga mengunakan wiki untuk berinteraksi dengan pelanggan. Pelanggan melakukan login dan mengisi halaman “Client_Project” dengan yang mereka inginkan. Project Manager menambahkan status project yang berjalan, estimasi cost dan kalkulasi resiko.

Staf administrasi mencatatkan nama calon pelanggan untuk didekati Budi, staf marketing. Ternyata beberapa calon pelanggan tersebut sudah ada yang menjadi pelanggan. Budi kemudian mengedit dan menghapus nama dari “Calon pelanggan” dan menambahkannya ke “Daftar Pelanggan” beserta informasi pendukung lainnya.

Para manager menggunakan wiki untuk membuat agenda meeting bulanan di wiki. Manager Customer Relation menuliskan topik meeting yang akan didiskusikan dengan bahan informasi pelanggan yang kecewa dengan layanan, sales yang menanganinya, apa yang menyebabkan kekecewaan dan alternatif solusi mengatasinya. Manager keuangan menerima semua laporan penjualan di pusat dan daerah melalui email lalu mengumpulkannya menjadi satu dan membuat rencana budgeting tahun berikutnya. Semua itu dituangkan ke wiki sebagai topik meeting dari departemen keuangan. General Manager kemudian merangkum itu semua dan membuatnya ke dalam slide presentasi. Slide meeting yang biasanya membutuhkan berhari-hari untuk membuatnya (karena menunggu kiriman e-mail) sekarang hanya membutuhkan jam.

Jangan Takut Memakai Wiki
Bagaimana bila seseorang dengan sengaja/tidak sengaja menghapus halaman wiki yang sudah dibuat? Hasil kerja saya diisengi rekan kerja lain? Bagaimana bila ada informasi rahasia yang tidak semua mata boleh melihatnya? Susahkah memakai wiki?

Wiki mempunyai fasilitas “Revert” yang bisa mengembalikan halaman ke perubahaan terakhir sebelum terjadi penghapusan. Wiki juga bisa dibuat pribadi (tertutup) yang membutuhkan login dan password untuk mengakses. Setiap penambahan dan perubahan halaman mencatat nama login yang bersangkutan. Selain itu, tentu tidak masuk akal untuk melakukan vandalisme pada sumber daya/informasi yang diperlukan bersama.

ACL membatasi orang tertentu saja yang bisa melihat informasi tertentu. Apakah itu karyawan biasa, pelanggan, tim designer atau direksi. Login dan password yang menentukan hak aksesnya.

Tingkat kesulitan menulis di Wiki juga relatif kecil. Wiki memang memakai wikitext untuk memformat tulisannya. Tapi jangan takut, wiki sekarang juga memakai WYSIWYG untuk mempermudah pengguna awam. Pendek kata, bila anda bisa menggunakan pengolah kata anda sudah bisa menulis di wiki.

Semua yang di atas adalah ketakutan terbesar untuk penerapan wiki di dunia bisnis. Karena sifatnya yang terbuka dan ketakutan akan vandalisme seperti di beberapa halaman Wikipedia. Wikipedia tidak akan menjadi sebuah situs besar seperti sekarang kalau tidak bertahan dari vandalisme. Masih ingat zaman tanpa Wikipedia, mengakses ensiklopedia melalui CD dan membeli yang baru setiap tahunnya? Capek deh…

Referensi:
1. http://en.wikipedia.org/wiki/
2. http://www.socialtext.com
3. http://www.informationweek.com/showArticle.jhtml;jsessionid=
TQ3UN5YYJUEIKQSNDBOCKHSCJUMEKJVN?articleID=167600331

1. Law and Order
   Peraturan/hukum perusahaan adalah point terpenting dalam menjalankan sebuah perusahaan. Adanya peraturan menjadikannya tempat anda bekerja beradab dan teratur. Sayangnya banyak yang mempunyai peraturan tapi tidak melakukan pengawasan yang baik dalam pelaksanaanya. Peraturan bukan dibuat untuk dilanggar. Sering terjadi, peraturan bagus tetapi dalam pelaksanaan nol besar. Ingatkan kepada setiap unsur bahwa peraturan adalah wajib untuk dilaksanakan tanpa kecuali. Jika karyawan diharuskan memakai name tag dan yang tidak memakai ditahan KTP, semua karyawan tidak terlepas dia “Bagian Umum” sampai General Manager harus tunduk pada peraturan yang berlaku.

   Kasus Reward & Punishment yang tidak seimbang juga masih lagu lama. Ketika karyawannya berjasa, nyaris tidak terdengar bonus atau mungkin sekedar “Good Job!” dan tepukan bahu. Ketika kecerobohan tejadi, potong gaji, dampratan dan makian adalah konsekuensi yang wajib diterima. Motivasi karyawan dengan pujian bila berhasil (sekecil apapun itu) dan hukuman dalam batasan yang ditetapkan perusahaan. Terapkan Reward dan Punishment yang seimbang dan rasakan kinerja karyawan yang lebih baik dari sebelumnya.

2. Terbuka
   Terbuka di sini dalam arti Terbuka dalam ide/pemikiran dan Terbuka untuk dikritik. Banyak orang dalam perusahaan menerjemahkan “Open” dalam arti sempit, terbuka hanya untuk pejabat tingkat atas. Mereka hanya bersedia mendengarkan ide dan dikritik oleh pejabat “senior” yang sudah berpengalaman 25 tahun di bidangnya, yang mengandalkan pengalaman/strategi butut tahun 80an yang sudah tidak relevan dan tidak lagi bisa diterapkan untuk dijadikan sebuah keputusan tanpa boleh dikritik. Ini jelas menghalangi perusahaan untuk maju. Sebenarnya karyawan entry level pun tidak kalah dalam ide dibandingkan manager S2 sekalipun. Ingatlah bahwa “Dua kepala lebih baik daripada satu”. Satu hal lagi pemikiran yang harus diberangus adalah “Persetan dengan Senioritas!”. Yang terpenting adalah apa yang bisa anda lakukan, bukan siapa anda.

   Terima kritikan dari semua tingkat karyawan dan tampunglah serta kaji itu semua. Ingatlah bahwa kritikan adalah sebuah indikator positif bahwa karyawan mencintai perusahaan.

3. Kami Semua Adalah Pemilik Perusahaan
   Tanamkan sikap ke setiap karyawan mulai dari bawah ke atas bahwa mereka adalah “owner” dari perusahaan. Jika perusahaan maju maka karyawanpun maju. Bagaimana caranya? Yah anggap saja perusahaan itu seperti rumah kita sendiri, kita rawat peralatan yang ada, hemat air dan listrik, pergunakan fasilitas yang ada seperlunya, tidak melakukan hal yang merugikan (korupsi misalnya).

   Sering dijumpai kondisi yang kontradiktif dengan situasi di atas. Yang diakhiri dengan sebuah percakapan seperti ini…

   “Emang Gue Pikirin, ini kan bukan perusahaan gue… Perusahaan ini kan banyak duitnya… Boros dikit gak apa-apa kan”

   Bagaimana perusahaan bisa menaikan kesejahteraan karyawan apabila dia sendiri tidak memiliki keuntungan yang cukup akibat cost tinggi yang dikeluarkan tiap bulan.

   Rasakan perbedaan antara perusahaan yang karyawannya menerapkan “We are the Owner” dengan yang tidak.

4. People Are The Ultimate Asset
   Apa aset terbesar dari perusahaan? Gedungnya? Armada mobilnya? Uang? Jawabannya adalah orang di dalamnya, ya betul…. karyawan.

   Karyawan dapat menyebabkan perusahaan sukses luar biasa atau terpuruk bangkrut. Perusahaan yang baik cenderung sangat selektif dalam memilih karyawan. Bukan (hanya) dinilai dari kepintaran akademis tapi juga sikap/kelakuan, kemampuan adaptasi dan sosialisasi dan kemampuan memecahkan masalah.

   Hormati dan jagalah setiap karyawan, hormati privasi mereka. Bantu mereka jika ada masalah pribadi/finansial (kalau mampu) dalam pembicaraan bersifat kekeluargaan. Perlakukan mereka sebagai manusia. Jangan sering-sering menyuruh karyawan bekerja pada saat istirahat makan siang atau memerintahkan bawahan untuk berpergian ke sebuah tempat ketika jam sudah menunjukkan 16:55.

   Ada yang berteriak di belakang… “Gimana dong kalo urgent? Lagian kalo tugasnya lama juga diberi uang lembur!” Yah kalau sekali-sekali tidak apa-apa tapi yang justru sering terjadi adalah “urgent” yang membudaya dari waktu ke waktu. Sebuah pertanda management kerja dan waktu yang tidak baik. Uang lembur bukanlah apa-apa dibandingkan dengan kasih sayang anggota keluarga.

5. Sistem Kerja/Workflow Yang Jelas
   Tak ada yang lebih menyenangkan bekerja di perusahaan yang sistem kerjanya jelas. Mulai dari pembelian, distribusi barang, marketing promo bahkan sampai permohonan cuti. Sebuah sistem kerja yang jelas biasanya terstruktur rapi dalam bentuk prosedur dan kaku. Kaku dalam hal, anda tidak bisa melompati tahap-tahap tertentu untuk mencapai tujuan.

   Untuk membeli office supplies/bahan produksi misalnya, tentu tidak seenak perutnya langsung meminta ke bagian Accounting untuk membeli dan mengucurkan dana. Biasanya ada tahapan minimal yang harus dilewati:

   PR (Purchase Request) -> PO (Purchase Order) -> Barang Diterima -> Tagihan -> Pembayaran

   PR dibuat oleh pemohon dan memerlukan tanda tangan atasan si pemohon untuk lolos ke PO yang juga memerlukan tanda tangan atasan “atas” (level manager) dan bagian purchasing. PO kemudian dikirim ke supplier. Setelah barang dikirim supplier, kwitansi diterima dan ditandatangani oleh si penerima barang. Selanjutnya bagian keuangan melakukan tugasnya.

   Budgetkan juga setiap pengeluaran dan ikuti budget yang sudah ditetapkan tanpa kecuali. Misalnya jangan melakukan marketing promo dadakan dengan budget yang diperhitungkan “sambil jalan” tanpa rencana sama sekali. Bila perlu revisi budget silahkan serahkan proposal dan diskusikan dalam meeting dengan bagian keuangan dan pemimpin perusahaan kenapa ingin merevisi budget yang sudah dialokasikan.

   Apakah tahap minimal seperti di atas sudah dikerjakan oleh perusahaan anda? Jika belum mari berdoa agar perusahaan anda lancar-lancar saja.

   Setelah semua sistem kerja sudah jelas, pikirkanlah untuk membentuk SOP (Standar Operation Procedure) dan membakukannya. SOP berlaku di mana-mana, di setiap department dan bahkan di setiap unit bisnis.

   Setelah SOP terbentuk dan dikitabkan awasi pelaksanaanya agar tetap dalam jalur. SOP tertentu bahkan biasanya langsung diikatkan dengan peraturan perusahaan. Ingatkan bahwa “Procedure is procedure! No Bargaining….”

   Tips:
   Pekerjakan karyawan dari berbagai perusahaan berbeda untuk mengambil yang terbaik dari kultur/sistem kerja di perusahaan sebelumnya dan kombinasikan lalu buat menjadi sistem kerja baru yang lebih baik.

6. Chain of Command
   Kita masuk ke dalam topik yang paling panas. Bagian di mana sering terjadi penyalahgunaan kekuasaan hanya karena yang bersangkutan tidak tahu dan tidak mengerti bagan struktur perusahaan serta apa itu rantai komando. Rantai komando (secara awam) adalah struktur di mana siapa bertanggungjawab terhadap siapa dan siapa yang menjadi tanggungjawab siapa.

   Sebagai contoh lihat struktur organisasi sederhana berikut:

   Pemimpin Perusahaan -> General Manager -> Manager Sales -> Supervisor Sales -> Kordinator Sales -> Salesman

   Bila supervisor sales karena suatu dan lain hal bersalah karena penyelewengan uang misalnya. Adalah hak bagi Manager Sales untuk memecat supervisor tersebut dan menggantikannya untuk sementara waktu. Yang unik di banyak perusahaan (apalagi di Medan) adalah Pemimpin perusahaan atau GM atau setaranya bisa memecat Supervisor Sales (atau karyawan lain) hanya karena tidak mencapai target atau hal sepele lainnya. Hanya karena Pemimpin Perusahaan adalah tampuk tertinggi kekuasaan bukan berarti bahwa dia bisa menggunakan kekuasaannya untuk segala hal. Bila itu terjadi (dan sangat sering terjadi) hal pertama yang muncul adalah krisis kepercayaan dari bawahan. Dalam kasus ini Manager Sales akan merasa dia “dilangkahi” atas wewenangnya. Untuk apa ada jabatan Manager Sales jika seorang Pemimpin Perusahaan atau GM bisa secara langsung memecat seorang bawahan tanpa mendiskusikan dan mempercayakan wewenang terhadap atasan yang bersangkutan. Untuk apa menempatkan Jendral di sebuah benteng kalau setiap keputusan selalu melalui “kebijakan” sang Perdana Menteri.

   Untuk sebuah contoh kasus reporting line, Kordinator Sales hanya tahu melaporkan kepada supervisor sales karena yang dia tahu (secara struktural) atasannya cuma 1, supervisor sales. Hal yang sama juga berlaku di atasnya. Yang sering terjadi adalah General Manager bisa meminta kordinator sales untuk membuat laporan atau melakukan suatu tugas tambahan di mana tugas tersebut kontradiktif dengan tugas dan atau misi si supervisor sales. Jangan membuat bingung bawahan dengan menempatkannya di situasi terjepit di antara 2 pilihan yang serba salah dan tanpa solusi.

7. Belajar Dari Semut
   Mari bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sesuai visi misi dengan mengambil contoh dari cara kerja semut. Semua unsur harus bekerja sama dan sama-sama bekerja. Pemimpin perusahaan dan karyawan level managerial harus mengkordinasi bawahan ke arah mana dan bagaimana mencapai tujuan tersebut. Tepiskan dan lepaskan semua intrik pribadi antar sesama yang menghalangi tujuan bersama tersebut. Jangan biarkan bawahan bertempur berdarah-darah sedangkan atasan hanya bisa memerintah dari balik meja. Salah satu tujuan jangka pendek adalah membuat kas perusahaan bernilai plus alias profit. Tujuan jangka panjangnya adalah bagaimana membuat perusahaan berkembang (grow) yang mana memerlukan waktu relatif lebih lama. Dan semua ini tidak bisa dilakukan oleh 1-man-army atau sekelompok tim 10 orang.
8. Efisiensi != (Not) Ikat Pinggang
   Kesalahan yang sering dibuat oleh tim management perusahaan dalam menekan cost adalah efisiensi yang “berlebihan” alias politik ikat pinggang. Hal ini terlebih lagi terlihat pada UKM yang dikelola oleh bos tempoe doeloe yang menghalalkan segala cara untuk mencapai “efisiensi”. Uang masuk tapi sangat sedikit yang keluar, semua memakai sistem manual dan dengan bangganya mengatakan “Untuk apa boros-boros beli komputer jika catat di kertas bisa, hemat… tidak perlu pake listrik. Untuk apa menambah karyawan gudang, sudah cukup lah. Yang penting saya dapat untung….” Sering mendengarkan hal seperti ini?

   Efisiensi merupakan suatu hal yang wajib dilakukan oleh setiap perusahaan. Tanpa adanya efisiensi maka jalannya perusahaan akan tersendat-sendat untuk mencapai misi yang sudah ditetapkan. Bayangkan saja jika perusahaan harus mengeluarkan cost tinggi yang tidak sebanding dengan produktivitas.

   Dengan sistem manual misalnya, waktu yang dihabiskan sangat tidak produktif. Contoh sederhana, dalam inventori stok gudang si karyawan kantor menghabiskan waktu untuk mencari, mengurutkan, mencatat, menghitung dll. dan itu memerlukan waktu sekitar 2-3 jam. Karyawan gudang yang under-staff mengangkat barang tanpa bantuan alat, dia memerlukan waktu sekitar 5 menit untuk mengambil setiap kotak, menyusun rapi dan bolak balik beberapa kali dan menghabiskan waktu sekitar 1,5 jam untuk itu. Bila hal tersebut berlangsung 30 hari dalam sebulan bayangkan berapa banyak waktu produktif yang terbuang sia-sia. Dengan komputer si karyawan kantor dan penambahan personil di gudang (atau pembelian mesin forklift) mereka bisa menyelesaikan tugas dalam waktu yang lebih singkat dan meminimalkan kesalahan. Sisa waktu, tenaga dan konsentrasi si karyawan dapat dipergunakan untuk hal lain yang lebih produktif. Jangan biarkan juga produktivitas terbuang untuk sekedar mencari barang hilang atau menempuh birokrasi yang terlalu berliku. Beruntunglah bos di atas berbisnis di Indonesia yang karyawannya digaji per bulan bukan per jam

9. Realistis Dengan Keadaan Yang Ada
   Setiap perusahaan pasti ingin maju dan berkembang. Pemilik perusahaan pasti menginginkan perusahaannya seperti FedEx, Google atau GE. Sistem kerja yang teratur, efisien, didukung kinerja karyawan yang kompak, banyak client, CRM yang jempolan.

   Kita boleh bermimpi untuk itu dan bahkan dianjurkan untuk bermimpi terlebih dahulu untuk kemudian bersama-sama mewujudkannya. Tetapi sebelum itu perhatikanlah resource (sumber daya) yang ada. Ini mencakup manusianya, SDA-nya, keuangannya. Apakah mampu untuk maju sekencang itu dengan resource yang dipunyai sekarang? Dengan keuangan di mana perusahaan hanya mampu membeli 5 armada transport jangan memaksakan diri untuk membeli 30 untuk bisa mencapai coverage yang lebih luas dan lebih cepat. Dengan karyawan yang mentalitasnya “apa-apa duit”, “absen tanpa pemberitahuan” dan kinerja di bawah standar, jangan memberikan deadline ketat bahwa 2 tahun kemudian akan dibentuk department sendiri dan kemudian di out-source ke negara tetangga.

   Realistislah dan pertimbangkan baik-baik, jangan terlalu memaksakan diri untuk berkembang. Pergunakan apa yang ada sekarang untuk perlahan-lahan mencapai tujuan.

   Memaksakan diri untuk berkembang hanya mengarahkan perusahaan ke ambang kehancuran. Akhirnya bila tidak collapse yang terjadi “Hidup Segan Mati Tak Mau”.

10. The Right Man in The Right Place
    Bukan rahasia lagi bila di perusahaan manapun ada karyawan yang ditempatkan di tempat yang “tidak semestinya”. Terutama atasan yang tidak menguasai bidang yang dipimpinnya. Biasanya karyawan tipe ini memiliki jabatan tersebut karena ada “orang kuat” di belakangnya atau menempatkan famili 100 di posisi tinggi untuk “mengawasi” jalannya perusahaan.

    Perusahaan yang memposisikan karyawan tidak pada bidang yang dikuasainya atau mempekerjakan seseorang tidak berdasarkan kompetensi akan menghadapi resiko perkembangan yang stagnan. Atasan bengong tidak ada solusi, bawahan bingung akan diarahkan ke mana dan tidak hormat kepada atasan yang pengetahuannya jauh di bawah anak buahnya. Rekan bisnis “terpukau” dengan “keajaiban” tersebut dan berpandangan negatif terhadap perusahaan (Kenapa bisa mempekerjakan orang seperti itu?). Tujuan akhirpun sulit dicapai.

    Dan yang tidak kalah penting. Berilah setiap karyawan kebebasan, wewenang dan tanggungjawab serta beban kerja yang seimbang.

    Jika terjadi turnover karyawan yang cepat di salah satu department, periksalah atasan di department tersebut. Masalah biasanya terselesaikan bila menggantinya dengan orang yang tepat.

—
Gambar ilustrasi diambil dari Stock.XCHG