Medanese IT Geek, movie lover and (mostly) law-abiding citizen. Dreaming of cheap and easy access to ICT, healthcare and education in Indonesia.

Search:


10/09/2007

Paperless Office: Kantor Minim Kertas

Category: Indonesian,Work — kamaruddin @ 1:00 pm

Tumpukan Kertas di KantorSetumpuk kertas kerja di meja anda dan rekan. Anda melirik ke seberang… mesin fotokopi tak hentinya dipakai untuk menyalin dokumen dan “memuntahkan”-nya kembali. Sekretaris sibuk membongkar filing cabinet untuk mencari arsip 2 tahun lalu. Terdengar seperti kantor anda?

Di masa silam, penggunaan filing cabinet dirasakan sudah cukup dan rapi untuk pengarsipan. Berpuluh tahun kemudian, ketika bisnis semakin kompleks, filing cabinet sudah tidak mampu lagi menampung dokumen. Pekerjaan mengarsip juga menjadi pekerjaan yang melelahkan (Memindahkan, mensortir, membolongi kertas, merapikan, menandai dan menyimpan). Belum lagi masalah mencari dokumen yang sangat memusingkan kepala. Butuh waktu dan tenaga yang tidak sedikit untuk urusan seperti ini. Ruang yang tersita untuk filing cabinet dan kardus arsip rasanya juga semakin “menjajah” ruangan. Serasa sesak dan “cukup sudah” untuk masalah ini.

Sekarang ini kantor masih tetap berjuang untuk mengurangi konsumsi kertas yang dipakai. Tujuannya jelas, untuk efisiensi biaya, waktu, ruang, tenaga dan produktivitas. Menuju kantor dengan informasi yang digitalisasi dan minim kertas, Paperless Office.

Mengurangi BUKAN Meniadakan
Konsep Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Jadi jangan menerjemahkan Paperless = “Bebas Kertas”. Karena idealnya adalah hampir tidak mungkin untuk kantor tidak memakai kertas.

Sebuah kantor akan memiliki prestise tersendiri jika berhasil dalam menerapkan paperless office. Mari kita coba dengan cara sederhana.

  1. Informasi di Intranet
    Daftar harga, pengumuman internal perusaahaan, kontrak kerja, desain keperluan klien dll. bisa ditampung dalam web Intranet perusahaan. Intranet tersebut bisa berupa situs web biasa atau wiki. Pekerja hanya perlu memantau dari situs web intranet perusahaan untuk setiap informasi yang dibutuhkan. Bahkan bila perlu situs web tersebut di feed ke RSS Reader/mail client/browser.

    Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi Groupware untuk kolaborasi yang lebih terintegrasi. Groupware biasanya sebuah suite lengkap mencakup Calendar, Wiki, Addressbook, CRM, Project Management, Whiteboard dll. Semuanya lengkap terintegrasi. Bahkan kita bisa saling mengirimkan file/e-mail dan berdiskusi di dalamnya. Anda bisa menggunakan aplikasi Opensource seperti eGroupware

  2. Bye-bye Fax
    Usulkan kepada bos anda untuk mencabut semua mesin fax. Sebisa mungkin ganti komunikasi melalui fax dengan e-mail. Selain cepat biayanya juga sangat hemat.

    Pasang sebuah modem (modem sekarang sudah dilengkapi fasilitas fax) dan pergunakan itu untuk mengirim dan menerima fax. Pasang aplikasi manajemen fax seperti Winfax Pro di komputer server/yang membutuhkan. Pengguna hanya perlu mengetik di pengolah kata dan “Print to Fax” jika ingin mengirim fax. Sangat sederhana.

  3. Internal Messaging (Instant Messaging/E-mail)
    Pergunakan LAN messaging untuk mengirim pesan singkat. Anda bisa berkomunikasi dengan rekan kerja sambil “on line” di telpon dengan client. Anda bisa dengan cepat mengcopy paste informasi instan yang dibutuhkan tanpa perlu mencetak atau menempel kertas Post-it di monitor. Bila perlu file tersebut bisa dikirim via e-mail.
  4. TIFF/PDF-kan Dokumen anda
    Ini adalah Inti dari paperless office. Digitasikan seluruh dokumen anda. Anda harus membeli sebuah scanner dokumen. Jangan menggunakan scanner flatbed biasa (jika masih menyayangi kesehatan jiwa anda). Kecepatan scanner dokumen berlipat kali lebih cepat dari scanner biasa. Scanner dokumen bisa menampung sekitar 50 kertas dan bahkan bisa scanning bolak balik. Perusahaan Xerox biasanya terdepan dalam hal ini, produk scanner dokumen mereka berkisar antara $350-$5000. Biasanya hasil scanning akan disimpan dalam bentuk PDF atau TIFF.

    Bila memilih format TIFF, anda harus sedikit repot untuk mengetikkan keyword yang berhubungan untuk file TIFF bersangkutan. Keyword tersebut biasanya ditampung dalam sebuah wadah yang disebut repository yang secara kontinu diindex. TIFF sangat bagus untuk dokumen/chart/gambar yang memerlukan resolusi tinggi. Biasanya aplikasi khusus yang berhubungan dengan ini ditawarkan bila membeli produk office hardware atau berkonsultasi langsung dengan konsultan IT.

Perubahan merupakan sesuatu yang sulit diterapkan setelah terbiasa dengan budaya kerja sehari-hari. Gerakan ini harus melibatkan semua orang di kantor dan memakan waktu yang tidak sebentar. Jadikanlah ini sebagai sebuah budaya kerja sehat dan Paperless office akan menjadi kenyataan.


Rujukan:
OpenSourceCMS (CMS, Wiki, Groupware, Forum etc.)
Zimbra (Opensource Version)
Work Together: 60+ Collaborative Tools for Groups
Wiki untuk Bisnis? Siapa Takut?


Tags:

• • •

5 Comments »

  1. Using Internet Explorer Internet Explorer 7.0 on Windows Windows XP

    Dear,

    info dunk Paperless itu ada softwarenya ga ?? sistemnya seperti apa

    Tanks

    Mrs. Eka N.

    Comment by Eka Noorrahman — 08/08/2008 @ 10:04 am
  2. Using Mozilla Firefox Mozilla Firefox 3.0.1 on Windows Windows XP

    Paperless itu konsep Mrs. Eka, implementasinya bisa sesederhana membeli alat document scanner dan arsip ke PDF atau jika kompleks, konsultan dari Xerox biasanya cukup ahli untuk membantu mendigitalisasi kantor anda.

    BTW, saya tidak ada hubungan ataupun bekerja dengan Xerox :D

    Comment by kamaruddin — 08/08/2008 @ 1:18 pm
  3. Using Mozilla Firefox Mozilla Firefox 2.0.0.20 on Windows Windows XP

    kalau membuat aplikasi yang bersifat intranet dengan menggunakan web base (contoh dengan ASP). lalu perintah dari atasan ke bawah tidak lagi melalui kertas yang ribet, tapi langsung melalui aplikasi tersebut.
    bagaimana konsepnya ?

    Comment by jueni — 15/09/2009 @ 7:33 pm
  4. Using Mozilla Firefox Mozilla Firefox 3.5 on Windows Windows XP

    Thanks Jueni, sudah mengunjungi blog ini,

    Cara sederhana sekali adalah via e-mail. Perintah atasan ke bawahan yang “one-way” disebarkan saja lewat e-mail. Tapi harap diingat bahwa e-mail tidak dirancang untuk mengkordinasi kerja. Bayangkan jika e-mail dikirim terus menerus untuk revisi sekian ke sekian. Kebingunganlah yang terjadi.

    Menggunakan intranet memang salah satu ujung tombak untuk mengurangi pemakaian kertas. Anda boleh memilih atau membuat sendiri intranet web-nya. Pertimbangan yang baik adalah menggunakan Wiki. (Jueni bisa coba membaca artikel saya di Wiki Untuk Bisnis? Siapa Takut) atau lebih bagus lagi Groupware. Coba lihat di daftar groupware ini.

    Comment by kamaruddin — 16/09/2009 @ 10:17 pm
  5. Using Mozilla Firefox Mozilla Firefox 4.0 on Windows Windows 8

    cara membuat webbase tutorialnya dimana ya?

    Comment by gio — 05/04/2012 @ 11:21 am

Comments RSSTrackBack URI

Leave a comment

Using modified "Sitepoint-like" Theme. kamaruddin [-at-] gmail *dot* com