Medanese IT Geek, movie lover and (mostly) law-abiding citizen. Dreaming of cheap and easy access to ICT, healthcare and education in Indonesia.

Search:


29/06/2007

Wiki untuk Bisnis? Siapa Takut?

Category: Indonesian,Web,Work — kamaruddin @ 3:30 pm

Tahukah anda mengapa Wikipedia dengan cepat menjadi salah satu situs ensiklopedia yang lengkap dan sukses luar biasa? Sifatnya yang terbuka dan “Setiap orang bisa mengedit” jawabannya. Penggunaan wiki juga bisa digunakan dalam lingkup bisnis/kerja untuk produktivitas dan efisiensi yang lebih baik.

Wiki adalah sebuah fenomena, sebuah aplikasi web yang memberikan kebebasan kepada setiap orang untuk berkontribusi bersama-sama menambah, mengedit atau menghapus isi di dalamnya. Sebuah situs web wiki adalah sebuah situs web biasa. Yang membedakannya adalah kemudahan membuat halaman dan mengeditnya, kemampuan melihat perubahan halaman (recent changes) dan mengembalikannya ke versi sebelumnya (revert) dan juga keamanan berupa ACL (Access Control List). Seperti papan tulis, seseorang bisa menulis informasi ke dalamnya dan selanjutnya informasi tersebut bisa disempurnakan oleh orang berikutnya sampai papan tulis tersebut dianggap telah memiliki informasi yang cukup sempurna untuk bisa dimanfaatkan semua orang. Anda juga bisa membatasi hanya orang-orang tertentu saja bisa mengedit dan menghapus informasi di papan tulis.

Perusahaan besar seperti Adobe, Nokia, Yahoo, Apache dll. menggunakan wiki untuk mendukung kinerja perusahaan. Terutama untuk pertukaran informasi dan knowledge base.

Teamwork lebih baik dengan Wiki
Kebanyakan perusahaan masih menggunakan e-mail untuk kordinasi kerja. Sesama karyawan saling mengirimkan e-mail untuk hal seperti jadwal meeting, slide presentasi, strategi marketing, daftar harga dll. Tidak ada dokumen yang tersentralisasi. Bila manager merevisi suatu dokumen maka dia harus mengirimkannya kepada semua kantor cabang dan bawahan. Masalahnya bagaimana karyawan tertentu bisa mengetahui bahwa dia mendapatkan versi terbaru dari semua itu? Bila 100 orang karyawan saling mengirimkan e-mail satu sama lain untuk “kordinasi” yang terjadi adalah sebuah bencana. E-mail sangat buruk untuk kordinasi kerja, terutama masa sekarang di mana trend kerja mobile, bekerja di mana saja.

Bagaimana wiki bisa membantu? Masih ingat analogi wiki sebagai papan tulis? Perusahaan “X” bisa menggunakan wiki sebagai situs intranet yang live 24 jam 7 hari seminggu di internet. Menyajikan resource/sumber daya yang dibutuhkan oleh setiap karyawan perusahaan untuk produktivitas dan efisiensi yang diinginkan. Daftar harga, daftar langganan, jadwal meeting, budgeting, SOP semuanya terkumpul dalam satu titik dan selalu dalam update terbaru!

Manager Marketing di kantor pusat menetapkan dan menuliskan strategi marketing terbaru di wiki untuk dijalankan di tahun ini. Sayangnya Manager Marketing di daerah Makassar menemukan strategi tersebut tidak bisa ditetapkan di daerahnya karena sudah dilaksanakan sebelumnya dan kurang berhasil. Dia menambahkan informasi di wiki bagaimana sebaiknya melakukannya kampanye marketing di daerahnya (yang sudah berhasil) dan mungkin bisa dijalankan di daerah lain untuk brand awareness yang lebih baik.

Project Manager yang selalu dipusingkan dengan pertanyaan yang sama dan permintaan dokumen yang berulang-ulang. Akhirnya dia memutuskan untuk menjawab pertanyaan dengan menuliskannya di wiki. Dokumen Word yang sering diminta di lampirkan di halaman wiki khusus departemen produksi misalnya. Dia juga mengunakan wiki untuk berinteraksi dengan pelanggan. Pelanggan melakukan login dan mengisi halaman “Client_Project” dengan yang mereka inginkan. Project Manager menambahkan status project yang berjalan, estimasi cost dan kalkulasi resiko.

Staf administrasi mencatatkan nama calon pelanggan untuk didekati Budi, staf marketing. Ternyata beberapa calon pelanggan tersebut sudah ada yang menjadi pelanggan. Budi kemudian mengedit dan menghapus nama dari “Calon pelanggan” dan menambahkannya ke “Daftar Pelanggan” beserta informasi pendukung lainnya.

Para manager menggunakan wiki untuk membuat agenda meeting bulanan di wiki. Manager Customer Relation menuliskan topik meeting yang akan didiskusikan dengan bahan informasi pelanggan yang kecewa dengan layanan, sales yang menanganinya, apa yang menyebabkan kekecewaan dan alternatif solusi mengatasinya. Manager keuangan menerima semua laporan penjualan di pusat dan daerah melalui email lalu mengumpulkannya menjadi satu dan membuat rencana budgeting tahun berikutnya. Semua itu dituangkan ke wiki sebagai topik meeting dari departemen keuangan. General Manager kemudian merangkum itu semua dan membuatnya ke dalam slide presentasi. Slide meeting yang biasanya membutuhkan berhari-hari untuk membuatnya (karena menunggu kiriman e-mail) sekarang hanya membutuhkan jam.

Jangan Takut Memakai Wiki
Bagaimana bila seseorang dengan sengaja/tidak sengaja menghapus halaman wiki yang sudah dibuat? Hasil kerja saya diisengi rekan kerja lain? Bagaimana bila ada informasi rahasia yang tidak semua mata boleh melihatnya? Susahkah memakai wiki?

Wiki mempunyai fasilitas “Revert” yang bisa mengembalikan halaman ke perubahaan terakhir sebelum terjadi penghapusan. Wiki juga bisa dibuat pribadi (tertutup) yang membutuhkan login dan password untuk mengakses. Setiap penambahan dan perubahan halaman mencatat nama login yang bersangkutan. Selain itu, tentu tidak masuk akal untuk melakukan vandalisme pada sumber daya/informasi yang diperlukan bersama.

ACL membatasi orang tertentu saja yang bisa melihat informasi tertentu. Apakah itu karyawan biasa, pelanggan, tim designer atau direksi. Login dan password yang menentukan hak aksesnya.

Tingkat kesulitan menulis di Wiki juga relatif kecil. Wiki memang memakai wikitext untuk memformat tulisannya. Tapi jangan takut, wiki sekarang juga memakai WYSIWYG untuk mempermudah pengguna awam. Pendek kata, bila anda bisa menggunakan pengolah kata anda sudah bisa menulis di wiki.

Semua yang di atas adalah ketakutan terbesar untuk penerapan wiki di dunia bisnis. Karena sifatnya yang terbuka dan ketakutan akan vandalisme seperti di beberapa halaman Wikipedia. Wikipedia tidak akan menjadi sebuah situs besar seperti sekarang kalau tidak bertahan dari vandalisme. Masih ingat zaman tanpa Wikipedia, mengakses ensiklopedia melalui CD dan membeli yang baru setiap tahunnya? Capek deh…

Referensi:
1. http://en.wikipedia.org/wiki/
2. http://www.socialtext.com
3. http://www.informationweek.com/showArticle.jhtml;jsessionid=
TQ3UN5YYJUEIKQSNDBOCKHSCJUMEKJVN?articleID=167600331


• • •

No Comments »

No comments yet.

Comments RSSTrackBack URI

Leave a comment

Using modified "Sitepoint-like" Theme. kamaruddin [-at-] gmail *dot* com