Medanese IT Geek, movie lover and (mostly) law-abiding citizen. Dreaming of cheap and easy access to ICT, healthcare and education in Indonesia.

Search:


16/06/2007

Layman’s Guide to Good Company Management

Category: Indonesian,Thoughts,Work — kamaruddin @ 12:52 pm

Ini adalah seri pertama dari Layman’s Guide. Sebuah panduan awam dari orang awam untuk Managemen Perusahaan Yang Baik. Tulisan ini bukan dibuat oleh pakar management dan hanya dibuat sebagai ide untuk (bagaimana) mengarahkan perusahaan ke arah yang lebih baik. Saya sangat mengharapkan kritikan dan tanggapan atas artikel ini untuk sekedar berbagi pengalaman dan pengetahuan.

  1. Law and Order
    Peraturan/hukum perusahaan adalah point terpenting dalam menjalankan sebuah perusahaan. Adanya peraturan menjadikannya tempat anda bekerja beradab dan teratur. Sayangnya banyak yang mempunyai peraturan tapi tidak melakukan pengawasan yang baik dalam pelaksanaanya. Peraturan bukan dibuat untuk dilanggar. Sering terjadi, peraturan bagus tetapi dalam pelaksanaan nol besar. Ingatkan kepada setiap unsur bahwa peraturan adalah wajib untuk dilaksanakan tanpa kecuali. Jika karyawan diharuskan memakai name tag dan yang tidak memakai ditahan KTP, semua karyawan tidak terlepas dia “Bagian Umum” sampai General Manager harus tunduk pada peraturan yang berlaku.

    Kasus Reward & Punishment yang tidak seimbang juga masih lagu lama. Ketika karyawannya berjasa, nyaris tidak terdengar bonus atau mungkin sekedar “Good Job!” dan tepukan bahu. Ketika kecerobohan tejadi, potong gaji, dampratan dan makian adalah konsekuensi yang wajib diterima. Motivasi karyawan dengan pujian bila berhasil (sekecil apapun itu) dan hukuman dalam batasan yang ditetapkan perusahaan. Terapkan Reward dan Punishment yang seimbang dan rasakan kinerja karyawan yang lebih baik dari sebelumnya.

  2. Terbuka
    Terbuka di sini dalam arti Terbuka dalam ide/pemikiran dan Terbuka untuk dikritik. Banyak orang dalam perusahaan menerjemahkan “Open” dalam arti sempit, terbuka hanya untuk pejabat tingkat atas. Mereka hanya bersedia mendengarkan ide dan dikritik oleh pejabat “senior” yang sudah berpengalaman 25 tahun di bidangnya, yang mengandalkan pengalaman/strategi butut tahun 80an yang sudah tidak relevan dan tidak lagi bisa diterapkan untuk dijadikan sebuah keputusan tanpa boleh dikritik. Ini jelas menghalangi perusahaan untuk maju. Sebenarnya karyawan entry level pun tidak kalah dalam ide dibandingkan manager S2 sekalipun. Ingatlah bahwa “Dua kepala lebih baik daripada satu”. Satu hal lagi pemikiran yang harus diberangus adalah “Persetan dengan Senioritas!”. Yang terpenting adalah apa yang bisa anda lakukan, bukan siapa anda.

    Terima kritikan dari semua tingkat karyawan dan tampunglah serta kaji itu semua. Ingatlah bahwa kritikan adalah sebuah indikator positif bahwa karyawan mencintai perusahaan.

  3. Kami Semua Adalah Pemilik Perusahaan
    Tanamkan sikap ke setiap karyawan mulai dari bawah ke atas bahwa mereka adalah “owner” dari perusahaan. Jika perusahaan maju maka karyawanpun maju. Bagaimana caranya? Yah anggap saja perusahaan itu seperti rumah kita sendiri, kita rawat peralatan yang ada, hemat air dan listrik, pergunakan fasilitas yang ada seperlunya, tidak melakukan hal yang merugikan (korupsi misalnya).

    Sering dijumpai kondisi yang kontradiktif dengan situasi di atas. Yang diakhiri dengan sebuah percakapan seperti ini…

    “Emang Gue Pikirin, ini kan bukan perusahaan gue… Perusahaan ini kan banyak duitnya… Boros dikit gak apa-apa kan”

    Bagaimana perusahaan bisa menaikan kesejahteraan karyawan apabila dia sendiri tidak memiliki keuntungan yang cukup akibat cost tinggi yang dikeluarkan tiap bulan.

    Rasakan perbedaan antara perusahaan yang karyawannya menerapkan “We are the Owner” dengan yang tidak.

  4. People Are The Ultimate Asset
    Apa aset terbesar dari perusahaan? Gedungnya? Armada mobilnya? Uang? Jawabannya adalah orang di dalamnya, ya betul…. karyawan.

    Karyawan dapat menyebabkan perusahaan sukses luar biasa atau terpuruk bangkrut. Perusahaan yang baik cenderung sangat selektif dalam memilih karyawan. Bukan (hanya) dinilai dari kepintaran akademis tapi juga sikap/kelakuan, kemampuan adaptasi dan sosialisasi dan kemampuan memecahkan masalah.

    Hormati dan jagalah setiap karyawan, hormati privasi mereka. Bantu mereka jika ada masalah pribadi/finansial (kalau mampu) dalam pembicaraan bersifat kekeluargaan. Perlakukan mereka sebagai manusia. Jangan sering-sering menyuruh karyawan bekerja pada saat istirahat makan siang atau memerintahkan bawahan untuk berpergian ke sebuah tempat ketika jam sudah menunjukkan 16:55.

    Ada yang berteriak di belakang… “Gimana dong kalo urgent? Lagian kalo tugasnya lama juga diberi uang lembur!” Yah kalau sekali-sekali tidak apa-apa tapi yang justru sering terjadi adalah “urgent” yang membudaya dari waktu ke waktu. Sebuah pertanda management kerja dan waktu yang tidak baik. Uang lembur bukanlah apa-apa dibandingkan dengan kasih sayang anggota keluarga.

  5. Sistem Kerja/Workflow Yang Jelas
    Tak ada yang lebih menyenangkan bekerja di perusahaan yang sistem kerjanya jelas. Mulai dari pembelian, distribusi barang, marketing promo bahkan sampai permohonan cuti. Sebuah sistem kerja yang jelas biasanya terstruktur rapi dalam bentuk prosedur dan kaku. Kaku dalam hal, anda tidak bisa melompati tahap-tahap tertentu untuk mencapai tujuan.

    Untuk membeli office supplies/bahan produksi misalnya, tentu tidak seenak perutnya langsung meminta ke bagian Accounting untuk membeli dan mengucurkan dana. Biasanya ada tahapan minimal yang harus dilewati:

    PR (Purchase Request) -> PO (Purchase Order) -> Barang Diterima -> Tagihan -> Pembayaran

    PR dibuat oleh pemohon dan memerlukan tanda tangan atasan si pemohon untuk lolos ke PO yang juga memerlukan tanda tangan atasan “atas” (level manager) dan bagian purchasing. PO kemudian dikirim ke supplier. Setelah barang dikirim supplier, kwitansi diterima dan ditandatangani oleh si penerima barang. Selanjutnya bagian keuangan melakukan tugasnya.

    Budgetkan juga setiap pengeluaran dan ikuti budget yang sudah ditetapkan tanpa kecuali. Misalnya jangan melakukan marketing promo dadakan dengan budget yang diperhitungkan “sambil jalan” tanpa rencana sama sekali. Bila perlu revisi budget silahkan serahkan proposal dan diskusikan dalam meeting dengan bagian keuangan dan pemimpin perusahaan kenapa ingin merevisi budget yang sudah dialokasikan.

    Apakah tahap minimal seperti di atas sudah dikerjakan oleh perusahaan anda? Jika belum mari berdoa agar perusahaan anda lancar-lancar saja.

    Setelah semua sistem kerja sudah jelas, pikirkanlah untuk membentuk SOP (Standar Operation Procedure) dan membakukannya. SOP berlaku di mana-mana, di setiap department dan bahkan di setiap unit bisnis.

    Setelah SOP terbentuk dan dikitabkan awasi pelaksanaanya agar tetap dalam jalur. SOP tertentu bahkan biasanya langsung diikatkan dengan peraturan perusahaan. Ingatkan bahwa “Procedure is procedure! No Bargaining….”

    Tips:
    Pekerjakan karyawan dari berbagai perusahaan berbeda untuk mengambil yang terbaik dari kultur/sistem kerja di perusahaan sebelumnya dan kombinasikan lalu buat menjadi sistem kerja baru yang lebih baik.

  6. Chain of Command
    Kita masuk ke dalam topik yang paling panas. Bagian di mana sering terjadi penyalahgunaan kekuasaan hanya karena yang bersangkutan tidak tahu dan tidak mengerti bagan struktur perusahaan serta apa itu rantai komando. Rantai komando (secara awam) adalah struktur di mana siapa bertanggungjawab terhadap siapa dan siapa yang menjadi tanggungjawab siapa.

    Sebagai contoh lihat struktur organisasi sederhana berikut:

    Pemimpin Perusahaan -> General Manager -> Manager Sales -> Supervisor Sales -> Kordinator Sales -> Salesman

    Bila supervisor sales karena suatu dan lain hal bersalah karena penyelewengan uang misalnya. Adalah hak bagi Manager Sales untuk memecat supervisor tersebut dan menggantikannya untuk sementara waktu. Yang unik di banyak perusahaan (apalagi di Medan) adalah Pemimpin perusahaan atau GM atau setaranya bisa memecat Supervisor Sales (atau karyawan lain) hanya karena tidak mencapai target atau hal sepele lainnya. Hanya karena Pemimpin Perusahaan adalah tampuk tertinggi kekuasaan bukan berarti bahwa dia bisa menggunakan kekuasaannya untuk segala hal. Bila itu terjadi (dan sangat sering terjadi) hal pertama yang muncul adalah krisis kepercayaan dari bawahan. Dalam kasus ini Manager Sales akan merasa dia “dilangkahi” atas wewenangnya. Untuk apa ada jabatan Manager Sales jika seorang Pemimpin Perusahaan atau GM bisa secara langsung memecat seorang bawahan tanpa mendiskusikan dan mempercayakan wewenang terhadap atasan yang bersangkutan. Untuk apa menempatkan Jendral di sebuah benteng kalau setiap keputusan selalu melalui “kebijakan” sang Perdana Menteri.

    Untuk sebuah contoh kasus reporting line, Kordinator Sales hanya tahu melaporkan kepada supervisor sales karena yang dia tahu (secara struktural) atasannya cuma 1, supervisor sales. Hal yang sama juga berlaku di atasnya. Yang sering terjadi adalah General Manager bisa meminta kordinator sales untuk membuat laporan atau melakukan suatu tugas tambahan di mana tugas tersebut kontradiktif dengan tugas dan atau misi si supervisor sales. Jangan membuat bingung bawahan dengan menempatkannya di situasi terjepit di antara 2 pilihan yang serba salah dan tanpa solusi.

  7. Belajar Dari Semut
    Mari bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sesuai visi misi dengan mengambil contoh dari cara kerja semut. Semua unsur harus bekerja sama dan sama-sama bekerja. Pemimpin perusahaan dan karyawan level managerial harus mengkordinasi bawahan ke arah mana dan bagaimana mencapai tujuan tersebut. Tepiskan dan lepaskan semua intrik pribadi antar sesama yang menghalangi tujuan bersama tersebut. Jangan biarkan bawahan bertempur berdarah-darah sedangkan atasan hanya bisa memerintah dari balik meja. Salah satu tujuan jangka pendek adalah membuat kas perusahaan bernilai plus alias profit. Tujuan jangka panjangnya adalah bagaimana membuat perusahaan berkembang (grow) yang mana memerlukan waktu relatif lebih lama. Dan semua ini tidak bisa dilakukan oleh 1-man-army atau sekelompok tim 10 orang.
  8. Efisiensi != (Not) Ikat Pinggang
    Kesalahan yang sering dibuat oleh tim management perusahaan dalam menekan cost adalah efisiensi yang “berlebihan” alias politik ikat pinggang. Hal ini terlebih lagi terlihat pada UKM yang dikelola oleh bos tempoe doeloe yang menghalalkan segala cara untuk mencapai “efisiensi”. Uang masuk tapi sangat sedikit yang keluar, semua memakai sistem manual dan dengan bangganya mengatakan “Untuk apa boros-boros beli komputer jika catat di kertas bisa, hemat… tidak perlu pake listrik. Untuk apa menambah karyawan gudang, sudah cukup lah. Yang penting saya dapat untung….” Sering mendengarkan hal seperti ini?

    Efisiensi merupakan suatu hal yang wajib dilakukan oleh setiap perusahaan. Tanpa adanya efisiensi maka jalannya perusahaan akan tersendat-sendat untuk mencapai misi yang sudah ditetapkan. Bayangkan saja jika perusahaan harus mengeluarkan cost tinggi yang tidak sebanding dengan produktivitas.

    Dengan sistem manual misalnya, waktu yang dihabiskan sangat tidak produktif. Contoh sederhana, dalam inventori stok gudang si karyawan kantor menghabiskan waktu untuk mencari, mengurutkan, mencatat, menghitung dll. dan itu memerlukan waktu sekitar 2-3 jam. Karyawan gudang yang under-staff mengangkat barang tanpa bantuan alat, dia memerlukan waktu sekitar 5 menit untuk mengambil setiap kotak, menyusun rapi dan bolak balik beberapa kali dan menghabiskan waktu sekitar 1,5 jam untuk itu. Bila hal tersebut berlangsung 30 hari dalam sebulan bayangkan berapa banyak waktu produktif yang terbuang sia-sia. Dengan komputer si karyawan kantor dan penambahan personil di gudang (atau pembelian mesin forklift) mereka bisa menyelesaikan tugas dalam waktu yang lebih singkat dan meminimalkan kesalahan. Sisa waktu, tenaga dan konsentrasi si karyawan dapat dipergunakan untuk hal lain yang lebih produktif. Jangan biarkan juga produktivitas terbuang untuk sekedar mencari barang hilang atau menempuh birokrasi yang terlalu berliku. Beruntunglah bos di atas berbisnis di Indonesia yang karyawannya digaji per bulan bukan per jam :P

  9. Realistis Dengan Keadaan Yang Ada
    Setiap perusahaan pasti ingin maju dan berkembang. Pemilik perusahaan pasti menginginkan perusahaannya seperti FedEx, Google atau GE. Sistem kerja yang teratur, efisien, didukung kinerja karyawan yang kompak, banyak client, CRM yang jempolan.

    Kita boleh bermimpi untuk itu dan bahkan dianjurkan untuk bermimpi terlebih dahulu untuk kemudian bersama-sama mewujudkannya. Tetapi sebelum itu perhatikanlah resource (sumber daya) yang ada. Ini mencakup manusianya, SDA-nya, keuangannya. Apakah mampu untuk maju sekencang itu dengan resource yang dipunyai sekarang? Dengan keuangan di mana perusahaan hanya mampu membeli 5 armada transport jangan memaksakan diri untuk membeli 30 untuk bisa mencapai coverage yang lebih luas dan lebih cepat. Dengan karyawan yang mentalitasnya “apa-apa duit”, “absen tanpa pemberitahuan” dan kinerja di bawah standar, jangan memberikan deadline ketat bahwa 2 tahun kemudian akan dibentuk department sendiri dan kemudian di out-source ke negara tetangga.

    Realistislah dan pertimbangkan baik-baik, jangan terlalu memaksakan diri untuk berkembang. Pergunakan apa yang ada sekarang untuk perlahan-lahan mencapai tujuan.

    Memaksakan diri untuk berkembang hanya mengarahkan perusahaan ke ambang kehancuran. Akhirnya bila tidak collapse yang terjadi “Hidup Segan Mati Tak Mau”.

  10. The Right Man in The Right Place
    Bukan rahasia lagi bila di perusahaan manapun ada karyawan yang ditempatkan di tempat yang “tidak semestinya”. Terutama atasan yang tidak menguasai bidang yang dipimpinnya. Biasanya karyawan tipe ini memiliki jabatan tersebut karena ada “orang kuat” di belakangnya atau menempatkan famili 100 di posisi tinggi untuk “mengawasi” jalannya perusahaan.

    Perusahaan yang memposisikan karyawan tidak pada bidang yang dikuasainya atau mempekerjakan seseorang tidak berdasarkan kompetensi akan menghadapi resiko perkembangan yang stagnan. Atasan bengong tidak ada solusi, bawahan bingung akan diarahkan ke mana dan tidak hormat kepada atasan yang pengetahuannya jauh di bawah anak buahnya. Rekan bisnis “terpukau” dengan “keajaiban” tersebut dan berpandangan negatif terhadap perusahaan (Kenapa bisa mempekerjakan orang seperti itu?). Tujuan akhirpun sulit dicapai.

    Dan yang tidak kalah penting. Berilah setiap karyawan kebebasan, wewenang dan tanggungjawab serta beban kerja yang seimbang.

    Jika terjadi turnover karyawan yang cepat di salah satu department, periksalah atasan di department tersebut. Masalah biasanya terselesaikan bila menggantinya dengan orang yang tepat.


Gambar ilustrasi diambil dari Stock.XCHG


Tags:

• • •

10 Comments »

  1. Using Mozilla Firefox Mozilla Firefox 2.0.0.7 on Windows Windows XP

    Hmm…quite interesting…..bermanfaat buat masukan dalam pengelolaan sebuah company management.salam kenal

    Comment by Aal — 28/09/2007 @ 3:49 pm
  2. Using Mozilla Firefox Mozilla Firefox 2.0.0.5 on Windows Windows XP

    @Aal: Ini hanya tulisan coret-coretan pemula. Terima kasih atas kunjungannya. :)

    Comment by kamaruddin — 29/09/2007 @ 10:17 am
  3. Using Mozilla Firefox Mozilla Firefox 2.0.0.9 on Windows Windows XP

    Great… Masukan bagus, sangat membantu buat aku yang baru aja memulai usaha, btw mas, boleh nanya gak.. kalo job desc-nya account executive apa yah? tq

    Comment by lenny — 14/11/2007 @ 8:59 pm
  4. Using Mozilla Mozilla 1.7.13 on Fedora Linux Fedora Linux

    Tulisan yg bagus,
    andai semua pekerja paham manajemen spt Anda…

    kalo boleh menjawab pertanyaan Lenny:
    AE: bertanggung jwb atas segala sesuatu yg berhubungan dg kliennya, dari mulai mendapatkan klien, order, hingga delivery order, sampai pada kepuasan klien tsb…sebenarnya ini adalah miniatur dari manajer traffic atau general manajer :)

    Comment by Ningky — 15/11/2007 @ 12:22 pm
  5. Using Mozilla Firefox Mozilla Firefox 2.0.0.5 on Windows Windows XP

    @lenny:
    Thanks for dropping by…

    Jawaban Ningky setidaknya sudah mewakili dan memberi gambaran kira-kira seperti apa job desc Account Executive itu.

    Untuk informasi lebih boleh di Google dengan keyword: “account executive job description”

    @Ningky:
    Kalau kita menjawab “andai semua orang seperti saya atau anda” maka hal sekecil apapun tidak akan beres dan tidak akan ada hal besar terjadi.

    Bayangkan bila kita menunggu sampai semua orang paham tentang manajemen yang baik baru kita bersama-sama menjalankannya. Saya yakin tidak akan kemana-mana “kapal” (baca: perusahaan) itu dibawa. Mulai dari kita sendiri, “tularkan” kepada teman dan atasan. Pelaksanaan efektif tentu saja melalui Top-to-Bottom.

    Kalau salah monggo, silahkan dikoreksi. Kalau ada pendapat lain, please share your thought… Thanks.

    Comment by kamaruddin — 15/11/2007 @ 1:31 pm
  6. Using Mozilla Firefox Mozilla Firefox 2.0.0.1 on Windows Windows XP

    salam kenal, pingin belajar ttg SOP, thanks

    Comment by ijoel — 15/11/2007 @ 6:13 pm
  7. Using Mozilla Mozilla 1.7.13 on Fedora Linux Fedora Linux

    Hmm..saya rasa bisa juga sih dari middle to top, asal…atasannya open mind, walau saya gak pernah ketemu dg atasan yg berjiwa besar jika memiliki anak buah yg lbh berkemampuan dr dirinya. Seharusnya seorang atasan itu senang jika memiliki anak buah yg pinter krn beban tugas akan lebih ringan, dan atasan dpt mengerjakan sesuatu yg lebih bervisi jangka panjang.

    Comment by Ningky — 16/11/2007 @ 3:27 pm
  8. Using Mozilla Firefox Mozilla Firefox 2.0.0.5 on Windows Windows XP

    @ijoel:

    SOP memang sangat diperlukan untuk efisiensi kinerja, cost dan produktivitas. Saya akan mencoba memberikan SOP sederhana di bidang IT.


    Masalah Printer

    1. Pastikan semua kabel printer dan data sudah terkoneksi dengan benar
    2. Hidupkan printer, apakah printer On dan bergerak.
    3. Jika tidak cek power printer. Bila perlu ganti kabel
    3. Apakah driver sudah terinstall…
    4. Print Test Page…
    5. Jika masih belum berfungsi, printer dicoba di komputer lain
    6 …..

    Buatlah dalam bentuk tabel dengan checklist dan kolom “Remarks”. Item-itemnya tentu bisa disesuaikan sendiri seperti lokasi kejadian, no inventaris printer, tanggal dsb.

    Mudah-mudahan anda sudah mendapatkan gambaran seperti apa SOP itu. Jika dilaksanakan bukan hanya perusahaan yang untung tapi juga karyawan. Hemat waktu, tenaga, uang dan meningkatkan produktivitas.

    Comment by kamaruddin — 21/11/2007 @ 2:14 pm
  9. Using Mozilla Firefox Mozilla Firefox 2.0.0.12 on Windows Windows XP

    Terima kasih .
    Masukan baik buat saya, teorinya bagus profesianal namun untuk menumbuh kembangkan rasa memilik yang secara utuh pada SDM tidaklah mudah karena sering terbentur berbagai hal (internal ataupun external).

    Comment by Sutjito Hadi Sudarmo — 26/03/2008 @ 12:30 am
  10. Using Mozilla Mozilla 1.8.1.6 on Windows Windows XP

    Mohon masukan utk membuat jod desk yang adil bagi para komisaris, dirut dan 2 org direksi (4 org berpatner bangun perusahaan dari nol budget). tks.

    Comment by mimi — 08/06/2008 @ 11:55 am

Comments RSSTrackBack URI

Leave a comment

Using modified "Sitepoint-like" Theme. kamaruddin [-at-] gmail *dot* com